De rol van festivalorganisator met Patrice van het Ar' Vran Fest

Voordat de festivalgangers de deuren van het Ar' Vran Fest binnenstappen, gaat er een heel jaar van voorbereiding schuil achter de schermen. Het zoeken naar bands, budgetbeheer, communicatie, logistiek...: de rol van oprichter en festivalorganisator vraagt een voortdurende inzet. In aanloop naar de editie 2026 hebben we Patrice ontmoet, de grondlegger van het Ar' Vran Fest, om te praten over de geboorte van dit unieke evenement dat folk metal en een middeleeuws universum combineert!

.

Hallo Patrice! Bedankt dat je de tijd neemt om onze vragen te beantwoorden! Kun je ons het Ar' Vran Fest voorstellen en ons vertellen hoe het idee ontstond om een evenement te creëren dat metal, folklore en een middeleeuws universum combineert?

Tijdens een avondje met vrienden waarbij we hadden besproken dat er in de regio heel weinig, zelden of geen folk metal concerten of festivals waren. Daardoor waren we verplicht om honderden kilometers af te leggen om live van onze muziekstijl te kunnen genieten. En zo is de vereniging ontstaan.

Wat zijn de voornaamste taken van een festivalorganisator gedurende het hele jaar, ruim voor de deuren voor het publiek opengaan?

Een locatie vinden, dan data. Vervolgens een artistiek coherent aanbod samenstellen op basis van de bands, en nieuwigheden bedenken om de festivalgangers te verrassen. 

We werken ook aan het welzijn, de veiligheid en de ontvangst van de festivalgangers, de artiesten en de vrijwilligers. 

Concreet, wanneer begint de voorbereiding van een nieuwe editie, van jaar tot jaar? We beseffen niet altijd hoeveel tijd dat kost, noch hoe groot de taken van iedereen zijn om het goede verloop van een fest te waarborgen!

Het is minimaal een jaar werk. Zodra het festival voorbij is, beginnen we aan de volgende editie, soms zelfs al een paar maanden daarvoor. Zodra ik de datum en de zaal heb, begin ik met mijn zoektocht naar bands.

Wat zijn in het algemeen de grootste uitdagingen bij het organiseren van een onafhankelijk festival vandaag de dag: budget, logistiek, communicatie, concurrentie…?

We beschouwen onszelf niet als concurrenten van anderen, want tegenwoordig vind je folk metal festivals, folk festivals en festivals met middeleeuwse markten, maar elk festival heeft zijn eigen identiteit en dat is geweldig.

Elke organisatie is anders, maar aan onze kant hebben we 2 uitdagingen:

- Het budget: We proberen een mooi programma aan te bieden tegen een betaalbare prijs, en vooral voldoende kasreserves te hebben om de voorschotten te betalen. Wat tegenwoordig niet eenvoudig is, omdat festivalgangers hun pas steeds later kopen.

- De communicatie: Communicatie is een belangrijk punt in de organisatie van een festival. Het is een regelmatig werk en je moet de sociale media beheersen. We hebben daar geen opleiding in gevolgd, en we hebben er een baan naast, waardoor het moeilijk is om een regelmatig ritme aan te houden.

Het Ar' Vran Fest is ook een middeleeuwse markt, animaties en een echt feestdorp. Waarom was het belangrijk om verder te gaan dan alleen concerten?

Folk metal is een niche, en de gemeenten waarmee we het geluk hadden samen te werken hebben ons enorm geholpen. Ik vond het dus vanzelfsprekend om, naast het aanbieden van concerten, het festival ook open te stellen voor de inwoners van de gemeente.

Daarnaast wilde ik de middeleeuwse en metal-wereld voorstellen en bekendmaken aan een breder publiek en zo vooroordelen over deze werelden wegnemen. Universa die voor sommigen nog onbekend zijn en die "angst" zouden kunnen inboezemen ;). In werkelijkheid, als je goed kijkt, zonder in het gesuikerde te vervallen, is metal een zeer tolerant en genereus universum. 

Het is ook een moment van delen met families en ambachtslieden! De animaties lijken leerzaam, origineel (voor sommigen) en leuk als ontdekkingen! 

De editie 2026, die plaatsvindt op 4 en 5 juli, heeft het genoegen headliners te ontvangen zoals Ensiferum. Met enige afstand, in hoeverre is het festival geëvolueerd sinds zijn allereerste editie? 

We zijn begonnen in een gemeenschapszaal met een markt op een parkeerplaats en zijn geëvolueerd naar een echte concertzaal, met de middeleeuwse markt in een bebost park met een vijver, een mooie setting! Een grote ruimte om meer festivalgangers, vrijwilligers, ambachtslieden en meer bands te ontvangen, en inderdaad ook grotere bands. Ja, het Ar'Vran Fest krijgt steeds meer bekendheid en we zijn erg trots op deze evolutie! Maar we moeten toch voorzichtig blijven en ervan uitgaan dat elke editie de eerste is.

Wat was voor jou het meest indrukwekkende of meest onverwachte moment sinds de oprichting van het festival?

Het ontvangen van fantastische bands met internationale bekendheid, evenals het "voorrecht" om opkomende bands te blijven ontvangen, die voor ons een belangrijke plaats innemen in ons metal-universum!

Zien dat een van mijn favoriete bands, die kwamen spelen voor mijn 1e editie, heeft gevraagd om dit jaar weer te komen spelen omdat ze de algemene sfeer van het festival enorm hebben gewaardeerd… dat is gewoon ongelooflijk!

Onverwacht moment: ik zou ook zeggen, de nabijheid van de artiesten met het publiek zien en hun openheid van geest… ik heb met hen kunnen praten en dat is uniek…

Tot slot, om je vraag te beantwoorden: de ontmoeting met mijn vrouw ;)!

Welk advies zou je geven aan iemand die vandaag droomt van het lanceren van een eigen festival en het bouwen van een duurzaam project in de muziekindustrie?

Ik beweer niet deel uit te maken van de muziekindustrie, maar wat betreft het lanceren van een eigen festival zou ik zeggen: geloof in je project, wees volhardend en vastberaden (zonder arrogantie), gooi je erin zonder bang te zijn om te mislukken. En hoe dan ook, er is geen mislukking, je groeit en je begrijpt de dingen beter door fouten te maken. Je moet ook georganiseerd zijn, je niet haasten, goed omringd zijn (steun enz.) en niet bang zijn om nachten door te werken ;)!

.

We hopen je via dit interview meer te hebben geleerd over de rol van een festivalorganisator. Als je wilt deelnemen aan de editie 2026 van het Ar' Vran Fest, wacht dan niet langer en ga er meteen voor!